Poursuite de la dématérialisation de l’état civil du ministère de l’Europe et des affaires étrangères (12.08.2024)

La loi du 10 août 2018 pour un État au service d’une société de confiance (loi « ESSOC ») a autorisé le ministère de l’Europe et des affaires étrangères à engager une ambitieuse expérimentation, celle de la dématérialisation de l’état civil dont il est dépositaire.

Officiellement initié en 2019, ce projet vise ainsi la dématérialisation des documents d’état civil délivrés par le service central d’état civil du ministère et la création d’actes de l’état civil électroniques. En ligne de mire, plusieurs objectifs : établir et gérer des actes d’état civil électroniques, ayant la même validité juridique que des documents papier du fait d’une signature électronique, dans un objectif de modernisation de l’action publique ; simplifier les démarches des usagers en offrant de nouveaux services entièrement numériques, sans déplacement dans un consulat et en réduisant les délais d’obtention d’un document d’état civil ; réduire les coûts de gestion, notamment en achat de papier ou en affranchissement postal, grâce à la dématérialisation et la modernisation des applications.

Identifié comme projet prioritaire du gouvernement lors du premier quinquennat (« créer un état civil numérique »), le projet a bénéficié d’un fort soutien à l’interministériel, à travers plusieurs co-financements du fonds de transformation à l’action publique et fonds d’innovation et de transformation numérique.

Entrée dans le droit commun de la délivrance de document d’état civil dématérialisée

Avant l’expérimentation, la demande de délivrance de documents d’état civil (copies et extraits d’actes) s’effectuait en ligne, sur un site internet du ministère, et les usagers recevaient leur document, imprimé sur papier sécurisé, par courrier.
À la faveur de l’expérimentation, les usagers peuvent, depuis le 12 mars 2021, faire leur demande de délivrance sur une démarche portée par service-public.fr [lien] et recevoir leur document, signé électroniquement, de façon dématérialisée. Le ministère de l’Europe et des affaires étrangères est, à cet égard, la première administration française à délivrer des documents authentiques signés électroniquement à des usagers. Au cas où une version imprimée serait demandée à l’usager, ce dernier peut imprimer le document délivré électroniquement et les tiers destinataires du document imprimé sont tenus de recourir à un téléservice de vérification des informations pour s’assurer que le document présenté est bien conforme au document authentique.

Le progrès est ainsi significatif pour les usagers, et en particulier pour les Français qui résident à l’étranger, ces derniers n’étant plus pénalisés par les aléas liés aux distances et aux délais d’acheminement des documents, parfois incertains. Au premier semestre 2024 par exemple, la délivrance de documents était effectuée, en moyenne, en moins de quatre jours.
Compte-tenu de ces résultats très positifs – plus de deux millions et demi de documents électroniques ont été transmis aux usagers depuis mars 2021 -, le législateur a validé, par une loi du 13 juin 2024, les dispositions relatives à la dématérialisation de la délivrance de documents d’état civil, désormais inscrites dans le code civil.

À noter le maintien, pour les usagers, de la possibilité de demander et recevoir par courrier leurs documents d’état civil.

Prolongation de l’expérimentation pour les actes d’état civil électroniques

En principe, les actes d’état civil sont rédigés informatiquement, puis imprimés, signés et consignés dans des registres papier. Ce sont ces actes d’état civil « papier » qui ont valeur de document authentique. Lorsque ces actes sont mis à jour, il est en principe nécessaire de mettre à jour le registre papier (apposition d’une mention manuscrite) mais aussi de mettre à jour les données d’état civil contenues dans les systèmes d’information du ministère. Au-delà, le ministère doit également gérer l’archivage et le transport de dizaines de registres d’état civil depuis l’ensemble des postes consulaires à l’étranger, sans compter les coûts liés à la constitution des registres en tant que tels (reliure, etc.).

La création d’un registre d’état civil électronique vise l’établissement d’actes électroniques dont l’authenticité reposera sur un système très sécurisé de signature, d’horodatage et d’archivage électroniques. À terme, si l’expérimentation est validée par le Parlement, tous les actes d’état civil du ministère de l’Europe et des affaires étrangère seront contenus dans un seul et même registre électronique. La mise à jour des actes s’effectuera, elle aussi, par un processus entièrement informatisé et sécurisé.

Le premier acte d’état civil électronique a été établi en janvier 2024 et la première mention électronique a été apposée en juin 2024. Pour permettre la généralisation de la création et de la mise à jour électroniques des actes d’état civil, le législateur a prolongé de trois années supplémentaires – jusqu’au 10 juillet 2027 – l’expérimentation pilotée par le ministère. Ces prochains mois permettront d’achever la refonte complète des applications de gestion de l’état civil du ministère. Deux nouvelles démarches en ligne seront également proposées aux usagers :
• un guichet unique de demande d’information pour les usagers fin 2024 ,
• à l’horizon 2026, une démarche de déclaration d’événement d’état civil, portée par service-public.fr, sans déplacement dans un consulat ou envoi de dossier par courrier, pour faciliter les démarches réalisées par les Français de l’étranger.

Ce projet, aux côtés du vote par internet ou encore de l’expérimentation de renouvellement à distance des passeports, rappelle ainsi combien la Direction des Français à l’étranger et de l’administration consulaire constitue un véritable creuset d’innovations de l’action publique, en particulier en matière de procédures de dématérialisation, source indéniable d’amélioration du service public offerts aux Français résidant à l’étranger.